Plantillas de Excel para mantenimiento, gratis

Qué hay en el libro

• Plantilla de lista de equipos (Excel)Una fila por máquina o subconjunto: sus códigos como texto, rutas de ubicación, máquina padre, listas de estado y criticidad; una máquina parada en rojo.
  hoja «Assets»
• Plantilla de inventario de refacciones (Excel)Códigos y números de fabricante como texto, ubicaciones, mínimo y máximo, máquinas compatibles, existencia y valor; existencias bajas en amarillo.
  hoja «Parts»
• Plantilla de programa de mantenimiento preventivo (Excel)Intervalo, fijo o flotante, la lista de verificación en una celda, programas por medidor; próximo vencimiento calculado desde la última ejecución, atrasos en rojo.
  hoja «PM schedules»
• Plantilla de bitácora de mantenimiento (Excel)Una fila por orden de trabajo: máquina, tipo, prioridad, estado, fechas, causa, acción, horas y costos; filas abiertas vencidas en rojo.
  hoja «Work orders»
• Plantilla de registro de paros (Excel)Una fila por paro: máquina, inicio, fin o minutos de paro, motivo (integrado o suyo), nota, la orden que lo resolvió; horas por fórmula, un paro sin fin en rojo.
  hoja «Downtime»
• Personal (sin página propia)Nombre, correo, rol (operator, technician, manager, admin) y planta. Pequeña a propósito: la importación agrega personas y no envía invitaciones; usted invita a cada una desde su ficha cuando su teléfono esté listo.
  hoja «People»

Primero va una hoja Read me (en inglés): cómo llenar las hojas, en qué orden importarlas, y cada columna de cada hoja con su significado y sus valores permitidos. Los nombres de columnas están en inglés a propósito: son los del importador; las celdas pueden ir en español.

Por qué estas plantillas son distintas

• Son el formato de importación de un CMMS gratuito. La mayoría de las plantillas gratuitas son un callejón sin salida: cuando la hoja no alcanza, todo se vuelve a teclear en un sistema. Los nombres de columna de estas hojas son los que LK Up importa, así que la mudanza es elegir el archivo, revisar la vista previa y pulsar Importar, en una tarde y sin consultor.
• Están hechas como la hoja de una persona de mantenimiento. Los códigos son texto (007 sigue siendo 007), las fechas son fechas en cualquier idioma de Excel, las cantidades rechazan fracciones, un conjunto fijo de palabras es una lista desplegable, la hoja de PM calcula el próximo vencimiento y se pone roja cuando se atrasa, la de refacciones muestra las existencias bajas en amarillo y el valor en los anaqueles.
• No se pide nada por ellas. Sin correo, sin registro, sin macros, sin versión «Pro» con las columnas útiles. Abra el archivo, llénelo, quédeselo.
• Salir es tan fácil como entrar. Si llega a pasar a LK Up, cada lista se exporta de vuelta a Excel en cualquier momento, con la misma forma. Cómo es la mudanza (EN).

De Excel a LK Up en tres pasos

1. Instale LK Up. Es gratuito y corre en su propia Mac o PC con Windows (descarga, cerca de media hora hasta la primera orden de trabajo). Los teléfonos usan la app web, también sin conexión. La interfaz está en español cuando el dispositivo lo está.
2. Elija el libro. En cada página de importación (Activos → Importar, Repuestos → Importar, Configuración → Personas → Importar, PM → Importar, Órdenes de trabajo → Importar, Informes → Importar paros), elija el archivo. La hoja correcta se selecciona por su nombre; la Vista previa muestra la acción de cada fila y cualquier problema antes de escribir nada. Las columnas no necesitan mapeo: los encabezados de la hoja son los propios del importador, y las palabras en español (operativo, máquina, semana, avería) también se entienden.
3. Pulse Importar. Luego las demás hojas, cada una desde su página: Activos, Repuestos, Personas, PM, Órdenes de trabajo, Paros, en ese orden. Importar el mismo archivo otra vez actualiza los registros en lugar de duplicarlos (elija «actualizarlo desde el archivo»), así que puede seguir en Excel un tiempo y volver a importar.

Por qué lo hicimos así

El competidor de un sistema de mantenimiento no es otro sistema. En la mayoría de las plantas es una hoja de cálculo, y la hoja suele ganar, porque salir de ella parece una semana de teclear. Tomamos el otro camino: hacer buena la hoja, y hacer de la mudanza una importación de archivo. Las plantillas son las hojas que quisiéramos que una planta llevara si nunca instalara nada, y si un día instala LK Up, no se pierde nada y no se teclea nada otra vez.